Mapy procesów

Zarządzanie procesami wymaga znajomości procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Bez tego nie można ani ich monitorować pod względem realizacji, jak i modyfikować i usprawniać.

Model i mapa procesu

Te dwa określenie bywają mylone, jednak nie są one tym samym. Mapa procesu pokazuje jedynie zależności zachodzące pomiędzy elementami procesu. Natomiast model pokazuje jak funkcjonuje proces. Zgodnie z tym modelowanie procesów to ustalenie i pokazanie jak działa organizacja i poszczególne w niej procesy. Jest to następnie wykorzystywane do opracowania docelowych sposobów działania.

Przyczyny tworzenia modeli

Budowanie modeli procesów nigdy nie jest celem samym w sobie, Najczęściej tworzy się je gdy:

- zachodzi potrzeba zrozumienia wszystkich działań mających miejsce w przedsiębiorstwie i ich powiązań,

- potrzeba poprawić komunikacje wewnętrzną,

- konieczna jest eliminacja wąskich gardeł,

- wdrażani są w pracę nowi pracownicy czy oddziały firmy,

- poprawy wymaga efektywność działania.

W modelowaniu procesów wykorzystuje się notacje specjalnie do tego celu stworzone. W przypadku procesów biznesowych są to języki BPMN, EPC i ERM. Oczywiście nie jest konieczne używanie ich w tworzeniu diagramów. Najważniejsze jest by opis procesu był zrozumiały dla tych, którzy biorą w nim udział i nim zarządzają.

Ustalmy już samym początku, czym de facto są procesy biznesowe zwane też metodami biznesowymi. Najprościej rzecz ujmując, są to serie działań albo zadań, które są sobą powiązane, a jednocześnie rozwiązują one konkretny problem bądź też są po prostu sposobem na osiągnięcie zamierzonego efektu. Nierzadko takie procesy są opisywane za pomocą tzw. schematów blokowych.

3 zasadnicze typy...

Jakie natomiast wyróżniamy typy procesów biznesowych? Możemy wyszczególnić trzy zasadnicze typy:

*Proces zarządczy - jest on odpowiedzialny za kierowanie działaniem systemu. Dobrym przykładem będzie tu chociażby proces zarządzania strategicznego.

*Proces operacyjny - stanowi z kolei istotę biznesu, dlatego że jest pierwotnym - można powiedzieć - źródłem wartości dodanej. Chodzić tu może na przykład o zaopatrzenie, jak również produkcję albo marketing.

*Proces pomocniczy - jest swoistym wsparciem dla procesów głównych. Za przykład posłużyć może tu choćby księgowość bądź wsparcie techniczne. Ewentualnie też rekrutacja.

Potrzeby klienta

Omawiane procesy biorą się z różnorodnych potrzeb klientów. Wynikiem procesów natomiast jest dążenie do wyjścia naprzeciw tym potrzebom. Oczywiście w praktyce firmy realizują wiele rozmaitych procesów, które są uwarunkowane zarówno otoczeniem, jak też i kontekstem, w którym dane firmy na co dzień funkcjonują. Rodzaj procesów oraz ich liczba w dużej mierze są zdeterminowane przez specyfikę danego przedsiębiorstwa.

W wielu przedsiębiorstwach wprowadza się zarządzanie procesowe zakładając, że dzięki temu firma będzie lepiej prosperować. Niestety czasem pomimo zmiany i wdrożenia nowoczesnych narzędzi informatycznych, brak jest efektów. Gdzie tkwi problem?

Procesy nie są jednotorowe

Żaden proces nie dzieje się tylko w odrębnie jednego działu. Większość jest w jakiś sposób powiązana z innymi komórkami organizacji. Produkcja nie odbędzie się bez zaopatrzenia, energii i działu sprzedaży. Wszak nikt nie produkuje by magazynować ale by sprzedawać.Wiele działań, które mogą na pierwszy rzut oka wydawać się zupełnie odrębne, są ze sobą powiązane. Dlatego wciąż potrzebna jest optymalizacja procesów biznesowych.

Ciągłe usprawnianie

Wszystkie działania przedsiębiorstwa powinny wnosić jakąś wartość, zbliżać do osiągnięcia konkretnego celu. Działanie, które w żaden sposób nie dodaje wartości powinno być eliminowane. Optymalizowanie procesów biznesowych to dążenie do:

- wyeliminowania zbędnych działań,

- efektywniejszego wykorzystania zasobów,

- dostarczania wysokiej jakości produktów i usług,

- zaspokojenia w najwyższym stopniu wymagań klientów.

Dobrze funkcjonujące organizacje cały czas szukają sposobów na jeszcze lepsze funkcjonowanie. Pierwsze duże zmiany są trudne, dlatego zrozumienie ich celu przez pracowników jest niezbędnym czynnikiem powodzenia.

Skutecznie zarządzane przedsiębiorstwo potrafi długookresowo utrzymać przewagę konkurencyjną. Oznacza to, że jest zdolne do adaptowania się do nowych wymagań rynku i klientów bez uszczerbku dla jakości swoich działań.

Ciągłe doskonalenie się

Organizacja, która stawia sobie za cel ciągły rozwój i podnoszenie jakości swoich produktów i usług musi być do pewnego stopnia elastyczna. Aby to osiągnąć potrzebna jest dobra znajomość zachodzących w firmie procesów. Pomocne w tym są modele procesów, czyli przedstawienie procesów w firmie i ich powiązań ze sobą.

Kiedy modele znajdują zastosowanie?

Sytuacje, w których najczęściej modelowanie procesów ma miejsce to:

- zmiany organizacyjne w firmie i procesy restrukturyzacji,

- potrzeba lepszej kontroli nad bieżącymi działaniami przedsiębiorstwa,

- wdrażanie systemów informatycznych wpływających na dotychczasowe procesy,

- wdrażanie nowych produktów i usług,

- wdrażanie nowych oddziałów firmy w obowiązujące procedury.

W takich sytuacjach opracowany model ułatwia zapoznanie się wszystkich osób z rodzajem działań, które maja miejsce. Dzięki temu znacznie poprawia się jakość pracy. Jest to także pomocne w odnajdywaniu elementów kolidujących ze sobą lub zbędnych. A wszystko to powoduje, że firma działa dużo sprawniej i jest bardziej elastyczna, gdy chodzi o wdrażanie nowych rozwiązań.